ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Les présentes Conditions Générales de Prestation de Services (ci-après « CGPS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles Doc-Assistance, entreprise individuelle représentée par Madame RIVOIRE GRUPPOSO Laurianne, secrétaire indépendante, fournit ses prestations de télésecrétariat et de secrétariat à ses clients professionnels de santé (ci-après le ou les « Client(s) »).
Elles s'appliquent, sauf dérogation expresse convenue par écrit, à l'ensemble des prestations réalisées par Doc-Assistance, qu'elles fassent l'objet d'un contrat particulier, d'un devis ou d'une simple commande.
En cas de contradiction entre les présentes CGPS et un contrat particulier signé avec un Client, les dispositions du contrat particulier prévalent.
Toute commande de prestation implique l'acceptation sans réserve des présentes CGPS par le Client, qui reconnaît en avoir pris connaissance préalablement.
ARTICLE 2 : LE PRESTATAIRE
Doc-Assistance est une entreprise individuelle représentée par Madame RIVOIRE GRUPPOSO Laurianne.
- Siège : 41, Route des Monts du Lyonnais – 69510 MESSIMY
- SIRET : 532 189 388 00038
- N° de TVA intracommunautaire : FR71 532 189 388
- Téléphone : 06 07 98 90 05
- Email :
contact@doc-assistance.fr
Doc-Assistance peut, pour l'exécution de tout ou partie de ses prestations, recourir à des collaboratrices sous-traitantes de son choix, sous sa seule responsabilité, le Client en étant informé et l'acceptant du fait de la commande de la prestation.
Le Client est informé de toute arrivée ou de tout remplacement d'une collaboratrice intervenant sur son dossier dans les conditions prévues par l'accord de sous-traitance relatif à la protection des données personnelles (RGPD).
ARTICLE 3 : DESCRIPTION DES PRESTATIONS
Selon les besoins du Client précisés dans le devis, le contrat particulier ou le bon de commande, Doc-Assistance propose notamment les prestations suivantes :
- Permanence téléphonique et prise d'appels entrants et sortants
- Gestion et mise à jour de l'agenda du Client
- Transmission de messages au Client ou à son cabinet
- Récupération de documents papier auprès du Client, numérisation (scan) et intégration de ces documents dans les dossiers du logiciel métier du Client
- Secrétariat sur site, selon les modalités convenues avec le Client
- Passation de commandes pour le compte du Client, sur instruction expresse de ce dernier
- Frappe et retranscription de comptes rendus à partir de fichiers audio (dictée numérique) transmis par le Client, et intégration de ces comptes rendus dans le logiciel métier du Client
- Toute autre prestation de secrétariat convenue d'un commun accord avec le Client
La liste précise des prestations retenues, ainsi que leurs modalités d'exécution (sur site et/ou à distance), sont définies pour chaque Client dans le devis, le contrat particulier ou le bon de commande.
ARTICLE 4 : HORAIRES DU SECRÉTARIAT
La permanence téléphonique est assurée aux horaires suivants :
- Toute l'année : du lundi au vendredi de 8h à 18h, et le samedi de 8h à 12h
- Pendant les trois premières semaines d'août et les vacances de Noël : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h, et le samedi de 9h à 12h
- Le jour de la rentrée des classes : ouverture à 9h
- Les 24 et 31 décembre : fermeture à 16h
Le secrétariat est fermé les dimanches et jours fériés.
En dehors de ces horaires, les appels sont dirigés vers le dispositif choisi par le Client (répondeur, renvoi, message d'orientation).
Ces horaires constituent une plage de disponibilité de service proposée par Doc-Assistance à l'ensemble de ses clients, et non un horaire de travail imposé par le Client.
ARTICLE 5 : DEVIS ET COMMANDE
Toute prestation fait l'objet, à la demande du Client, d'un devis préalable détaillant la nature des prestations, leur tarif et leurs modalités d'exécution.
La prestation débute à réception de l'accord du Client (signature du devis, du contrat, ou commande écrite), sauf accord contraire entre les parties.
ARTICLE 6 : TARIFS ET FACTURATION
Les tarifs applicables sont ceux mentionnés dans le devis ou le contrat particulier conclu avec chaque Client, exprimés en euros hors taxes (HT).
Ils sont majorés de la TVA au taux en vigueur (actuellement 20 %), Doc-Assistance étant assujettie à la TVA.
Doc-Assistance se réserve la possibilité de réviser ses tarifs une fois par an, moyennant une information écrite (courrier ou email) adressée au Client au moins trente (30) jours avant la date d'application des nouveaux tarifs.
Le Client qui refuse cette révision peut mettre fin au contrat dans les conditions de l'Article 8, les anciens tarifs restant applicables pendant le préavis.
Une facture est établie périodiquement selon la fréquence convenue avec le Client (en principe mensuelle) et détaille les prestations réalisées sur la période.
ARTICLE 7 : MODALITÉS DE PAIEMENT
Sauf stipulation contraire dans le contrat particulier, les factures sont payables à réception, dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de leur date d'émission.
Le règlement s'effectue par virement bancaire ou par prélèvement automatique SEPA, sur la base d'un mandat de prélèvement SEPA signé par le Client.
Aucun acompte n'est exigé à la commande, sauf mention contraire du devis ou du contrat particulier.
Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.
Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités de retard calculées au taux d'intérêt légal en vigueur majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, sans préjudice de tout dommage complémentaire justifié.
En cas de retard de paiement supérieur à trente (30) jours après une relance restée sans effet, Doc-Assistance peut suspendre ses prestations après en avoir informé le Client par écrit au moins huit (8) jours à l'avance.
ARTICLE 8 : DURÉE ET RÉSILIATION
Les prestations sont conclues pour la durée prévue au contrat particulier ou au devis. À défaut de durée déterminée, elles sont conclues pour une durée indéterminée.
Chacune des parties peut mettre fin à la relation contractuelle en avertissant l'autre partie par courrier ou email avec accusé de réception et en respectant un préavis de quinze (15) jours, sauf préavis différent convenu au contrat particulier.
En cas de faute grave de l'une des parties, notamment toute atteinte au secret professionnel ou tout défaut de paiement persistant, l'autre partie peut mettre fin à la relation contractuelle avec effet immédiat, sans préavis ni indemnité, par courrier ou email avec accusé de réception.
ARTICLE 9 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE
Doc-Assistance s'engage à exécuter les prestations convenues avec diligence et professionnalisme, conformément aux règles de l'art applicables au secrétariat médical et aux consignes écrites du Client.
Doc-Assistance est tenue d'une obligation de moyens, et non de résultat.
Doc-Assistance exerce son activité en toute indépendance, hors de tout lien de subordination avec le Client, et organise librement les moyens humains et matériels nécessaires à l'exécution de ses prestations.
Doc-Assistance n'a aucune compétence médicale : elle ne pose aucun diagnostic et ne donne aucun conseil médical.
En présence d'un signe de gravité signalé par l'appelant (douleur thoracique, difficulté à respirer, malaise, signes d'AVC…), elle oriente immédiatement l'appelant vers le 15 (SAMU) ou le 112.
ARTICLE 10 : OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client s'engage à :
- Fournir à Doc-Assistance, en temps utile, l'ensemble des informations, accès, documents et instructions nécessaires à la bonne exécution des prestations (accès à l'agenda et au logiciel métier, fichiers audio à retranscrire, etc.)
- Remplir la fiche de fonctionnement du secrétariat au début de la collaboration, et informer Doc-Assistance par écrit de toute modification de ses consignes
-
Signaler ses absences par email à contact@doc-assistance.fr, notamment s'il souhaite la mise en place du répondeur pendant ses congés
-Régler les factures dans les délais convenus
Doc-Assistance ne peut être tenue responsable des conséquences d'une consigne incomplète, inexacte ou non mise à jour, ni d'une absence qui ne lui a pas été signalée.
ARTICLE 11 : CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL
En raison de la nature de ses missions et de l'accès qu'elles impliquent à des informations relatives aux patients du Client, Doc-Assistance et l'ensemble des collaboratrices auxquelles elle recourt s'interdisent toute divulgation d'informations concernant le Client, sa patientèle et son organisation, à quelque tiers que ce soit, dans le respect du secret professionnel.
Cette obligation de confidentialité demeure applicable sans limitation de durée après la cessation de la relation contractuelle, quelle qu'en soit la cause.
ARTICLE 12 : PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans le cadre de l'exécution de ses prestations, Doc-Assistance traite, pour le compte et sur instruction du Client, des données à caractère personnel, y compris des données de santé, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
Les modalités précises de ce traitement (nature des données, finalités, durées de conservation, mesures de sécurité, recours aux collaboratrices, sort des données en fin de contrat) sont définies dans l'accord de sous-traitance – protection des données personnelles (RGPD) de Doc-Assistance, en vigueur au 7 octobre 2026, conclu avec chaque Client et annexé au contrat particulier.
ARTICLE 13 : RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE
Doc-Assistance est titulaire d'une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile pouvant résulter de l'exécution de ses prestations, et s'engage à en justifier à première demande du Client.
La responsabilité de Doc-Assistance ne pourra être engagée qu'en cas de faute prouvée dans l'exécution de ses prestations, à l'exclusion de tout dommage indirect.
Elle ne peut notamment être engagée en cas d'interruption ou de dysfonctionnement des outils qui ne dépendent pas d'elle (logiciel d'agenda ou métier, réseaux téléphoniques ou internet).
Les décisions médicales, y compris la prise en charge des patients orientés selon les consignes du Client, relèvent de la seule responsabilité du Client.
ARTICLE 14 : FORCE MAJEURE
Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (notamment catastrophe naturelle, panne générale des réseaux de télécommunication, pandémie, décision administrative).
ARTICLE 15 : PROPRIÉTÉ DES DOCUMENTS ET DONNÉES
Les documents, dossiers, agendas et données du Client demeurent la propriété exclusive de ce dernier.
À la cessation de la relation contractuelle, quelle qu'en soit la cause, Doc-Assistance met fin à tout accès partagé aux outils du Client et procède à la suppression des données en sa possession, sauf obligation légale de conservation contraire, dans les conditions précisées à l'Article 12.
ARTICLE 16 : NON-SOLLICITATION
Le Client s'engage à ne pas solliciter ou engager directement, pendant la durée de la relation contractuelle et dans les vingt-quatre (24) mois suivant sa cessation, les collaboratrices sous-traitantes auxquelles Doc-Assistance a recours, sauf accord écrit préalable de Doc-Assistance.
ARTICLE 17 : MODIFICATION DES CGPS
Doc-Assistance peut modifier les présentes CGPS.
Le Client est informé de toute nouvelle version par email au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
À défaut de résiliation dans ce délai, la nouvelle version s'applique.
ARTICLE 18 : DROIT APPLICABLE ET LITIGES
Les présentes CGPS et les prestations qu'elles régissent sont soumises au droit français.
En cas de différend relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable.
À défaut d'accord amiable, tout litige sera porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.
Lorsque le Client a la qualité de commerçant, compétence exclusive est attribuée au Tribunal des activités économiques de Lyon.
ARTICLE 19 : ACCEPTATION
Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales de Prestation de Services et les accepter sans réserve, du seul fait de la signature d'un devis, d'un contrat particulier ou de la passation d'une commande auprès de Doc-Assistance.
Les présentes CGPS annulent et remplacent toute version antérieure.
