Chez Doc-Assistance, notre approche repose sur une organisation claire, une communication fluide et une adaptation permanente aux besoins de chaque praticien, dans le cadre d'un secrétariat médical externalisé pensé comme un véritable partenariat. 

Une mise en place simple et personnalisée

La collaboration débute généralement par une demande de devis, par mail ou par téléphone. Nous échangeons ensuite avec le praticien afin de comprendre ses besoins, son mode de fonctionnement et ses attentes. Une fois le contrat établi, nous accompagnons le cabinet pas à pas dans la mise en place du secrétariat : transfert des appels, accès à l’agenda, définition des horaires d’ouverture et recueil des consignes. Chaque paramétrage est réalisé sur mesure, afin que notre intervention s’intègre naturellement à l’organisation existante.

Un fonctionnement quotidien fluide et sécurisé

Au quotidien, la communication avec le praticien se fait principalement via son agenda professionnel (Doctolib, Maiia…), grâce aux outils de messagerie intégrés. Cela permet un échange clair, contextualisé et sécurisé, en lien direct avec le patient concerné. Les ajustements administratifs ou les évolutions de consignes sont, quant à eux, échangés par mail. Le praticien reste informé uniquement lorsque cela est nécessaire, sans être sollicité inutilement.

Une gestion maîtrisée des urgences

La gestion des urgences s’effectue toujours selon les consignes définies par le praticien. Nous savons distinguer une urgence réelle d’une demande pressante mais non urgente, et agir en conséquence. Selon les situations et les souhaits du médecin, nous pouvons fixer un rendez-vous, transmettre un message détaillé ou le contacter directement afin de lui éviter une surcharge de messages et de lui faire gagner un temps précieux. Notre objectif est de protéger le temps médical, tout en assurant une prise en charge adaptée du patient.

Une continuité de service assurée

Doc-Assistance fonctionne avec une équipe de 11 secrétaires, ce qui nous permet d’assurer une continuité de service tout au long de l’année, y compris pendant les pauses méridiennes et les périodes de congés. La permanence téléphonique est assurée du lundi au vendredi de 8h à 18h, ainsi que le samedi de 8h à 12h. Les horaires et modalités d’intervention sont toutefois adaptés aux besoins et aux consignes de chaque praticien, afin de s’intégrer au mieux à l’organisation du cabinet. Dans tous les cas, le cadre de fonctionnement est défini en amont, en toute transparence.

Une collaboration évolutive

Les consignes ne sont jamais figées. Elles peuvent être réajustées à tout moment, en fonction de l’évolution de l’activité du cabinet. Des points réguliers permettent d’affiner notre fonctionnement. Le praticien garde toujours la maîtrise des décisions, et notre équipe s’adapte en permanence à ses demandes.